Firmensitzverlegung in der Schweiz: Vorteile, Risiken und Verfahren
Die Verlegung des Firmensitzes Ihrer schweizer Kapitalgesellschaft von einem Kanton in den anderen kann natürlich in verschiedensten Szenarien passieren. Häufig sind Unternehmer insbesondere daran interessiert, das Rechtsdomizil ihrer Firma in den Kanton Zug zu verlegen, aufgrund der zahlreichen Vorteile, die ein Zuger Firmensitz bietet.
Die Sitzverlegung einer GmbH oder AG sei jedoch gut geplant und sorgfältig durchdacht. So gibt es auch Risiken für bestimmte Strukturen und Fauxpas im Timing dieses Unterfangens, dessen man sich bewusst sein sollte.
In diesem Artikel beleuchten wir die wichtigsten Aspekte der Firmensitzverlegung, mit besonderem Fokus auf den Kanton Zug.
In diesem Artikel geht es nicht um Sitzverlegung ausländischer Gesellschaften in die Schweiz. Dies ist zwar theoretisch möglich, aber häufig nicht zulässig, da eines der Kriterien dafür ist, dass die Gesellschaft auch ihre hauptsächliche Geschäftstätigkeit in die Schweiz verlegt. Für die meisten Unternehmer mit Companies ausserhalb der Schweiz, ist es daher plausibler, eine neue Firma in der Schweiz zu gründen. Alle Kriterien für die Sitzverlegung ausländischer Gesellschaften in die Schweiz finden Sie in diesem offiziellen Merkblatt des Kantons Zug.
Definitionen und Abgrenzung “Firmensitz” und “Rechtsdomizil”
Häufig werden diese beiden Begriffe nicht korrekt verstanden, wobei die Definition des KMU Portals das Missverständnis nicht hinreichend auflöst.
Der Firmensitz ist der Ort, von dem aus die Verwaltung eines Unternehmens geführt wird, also zum Beispiel die Gemeinde der Stadt Zug im Kanton Zug. Das Rechtsdomizil befindet sich am Ort des Firmensitzes und bezeichnet die offizielle Adresse, unter der das Unternehmen erreichbar ist. Beide Begriffe bezeichnen also den gleichen Ort, nämlich der, an dem das Unternehmen postalisch erreicht werden kann und zu versteuern ist. Das Rechtsdomizil enthält schlichtweg mehr Details, nämlich die genaue Adresse.
Firmensitz:
Zug, Zug
Rechtsdomizil:
Untere Roostmatt 8
6300 Zug
In diesem Artikel werden beide Begriffe synonym verwendet.
Verlegung des Gesellschaftssitzes innerhalb einer Gemeinde im selben Kanton
Bei einer Sitzverlegung innerhalb einer Gemeinde desselben Kantons ist der Prozess sehr unkompliziert, da die Änderung dem zuständigen Handelsregisteramt lediglich gemeldet werden muss. Dies kann mit einem einfachen Dreizeiler passieren.
Schreiben Sie also einfach einen kurzen Brief, in dem Sie über die neue Adresse informieren, Ihren Firmennamen und Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) nennen. Dieser Brief muss von einer Person mit Zeichnungsberechtigung für die Gesellschaft unterschrieben werden und im Original gemeinsam mit einem Nachweis an das Handelsregisteramt des zuständigen Kantons geschickt werden.
Der Nachweis sollte im Falle eigener Büroräumlichkeiten und somit eigener Geschäftsadresse ein Mietvertrag sein. Sollten Sie nicht über eigene Offices an der neuen Adresse verfügen, muss dem Schreiben eine Annahmeerklärung des Domizilhalters beigelegt werden.
Seit Anfang 2024 können Mutationen, wie die Verlegung des Firmensitzes auch durch den Online-Schalter EasyGov.swiss gemacht werden. Allerdings benötigt man dazu vorerst einen Benutzerkonto auf dem Portal und muss für seine eigene Firma zunächst einen Vollmachtsantrag stellen. Da dieser Prozess schliesslich mit einem postalisch zugesandten Code abgeschlossen wird, kann dies ebenfalls ein paar Tage in Anspruch nehmen.
Sitzverlegung in einen anderen Kanton
Für die Verlegung des Rechtsdomizils in einen anderen Kanton, wie z.B. von Schwyz nach Zug, ist eine Statutenänderung erforderlich. Das gleiche gilt auch für das Verlegen des Domizils innerhalb eines Kantons, aber über Gemeindegrenzen hinweg (z.B. von Gemeinde Baar in die Gemeinde der Stadt Zug).
Wie das funktioniert, lesen Sie weiter unten im Abschnitt zu den Formalitäten der Firmensitzverlegung. Nun aber zuerst zu den wichtigen Aspekten und potentiellen Risiken dieses Unterfangens.
Steuerlicher Aspekt der Sitzverlegung
Im Jahre der Sitzverlegung einer juristischen Person sind die Steuern auf Unternehmensbasis in beiden Kantonen proportional zum Aufenthalt der Firma am jeweiligen Ort zu verrichten. Sollte Ihr Unternehmen also zum 1. April 2024 vom Kanton Aargau in den Kanton Zug umgezogen sein, so sind die Profite und das Kapital ihrer Unternehmung für 2024 zu einem Drittel in Aargau zu versteuern und zu drei Vierteln im Kanton Zug.
Bei natürlichen Personen ist dies übrigens anders. Als natürliche Person sind Sie in jedem Jahr zu 100% dort steuerpflichtig, wo Sie am 31. Dezember eines Jahres bei der Einwohnergemeinde gemeldet sind (Quelle: Kanton St. Gallen).
Vorteile und Risiken bei Verlegung des Firmensitzes in den Kanton Zug
Der Kanton Zug ist aufgrund seiner attraktiven Steuergesetze, internationalen Arbeitsmarkts, serviceorientierten Dienstleistungssektors und hohen Lebensqualität, häufig die beste Wahl für Ihre schweizer Firma.
Dennoch sollte einem bewusst sein, dass nicht all diese Vorteile in vollem Ausmass für Sie nutzbar sind.
Ein Beispiel:
Sie sind alleiniger Anteilshalter einer GmbH im Kanton Zürich, wo Sie wohnen. Sie zahlen sich selbst ein Gehalt aus und beschäftigen sonst keine weiteren Personen in ihrer Firma. Sie möchten Steuern sparen und verlegen somit ihren Firmensitz nach Zug.
Dies ist nicht rechtswidrig, da für jede Schweizer Firma lediglich gilt, dass sie über eine eingetragene Person mit Wohnsitz in der Schweiz verfügt, welche die Firma vertreten kann, sprich zeichnungsberechtigt ist.
Obwohl ihr Vorhaben also laut Obligationenrecht vollkommen legitim ist, können die Steuerbehörden dies anders sehen. So kann Zürich behaupten, dass die Firma dort zu versteuern sei und ihr Rechtsdomizil somit nach Zürich gehöre.
Das Argument auf Seiten der Steuerbehörde ist, dass eine Firma dort zu domizilieren ist, wo das effektive Management stattfindet. Wohnen Sie also in Zürich, und sind alleiniger Gesellschafter, so kann das Steueramt Ihres Wohnkantons Nachweise dafür anfordern, die zeigen, dass Sie in Zug Ihre Arbeit verrichten. Konkret wird nach folgenden Indizien geschaut:
- Verfügen Sie über eigene Büroräumlichkeiten in Zug, sodass das Arbeiten von dort aus überhaupt möglich ist?
- Können Sie nachweisen, dass Sie regelmässig nach Zug fahren (SBB Tickets, Tankbelege, Spesenquittungen etc.)? Je nachdem, ob Sie sich selbst Vollzeit oder nur Teilzeit anstellen, sollten diese Nachweise entsprechend üppig sein.
- Werden alle wichtigen Management Entscheidungen in Zug getroffen? Belegen die Protokolle von Gesellschafterversammlungen etc. dies?
Sollten die Steuerbehörden nach einer solchen Prüfung zu dem Schluss kommen, dass die Firma tatsächlich in Zürich steuerbar ist, so können Bussen, sowie nachträgliche Steuerrechnungen des Kantons auf sie zukommen. Man spricht hier also von Steuerhinterziehung, was in der Schweiz als Ordnungswidrigkeit (und nicht als Straftat!) klassifiziert wird.
Aus den genannten Indizien ergibt sich bereits, wie Sie die Risiken für eine solche Einschätzung der Steuerbehörden minimieren können. Darüber hinaus wird in der Praxis auch häufig geschaut, dass Mitarbeiter vorzugsweise in Zug wohnen und diese Mitarbeiter eine relevante Funktion (z.B. Chief Officer) und Zeichnungsberechtigung im Unternehmen haben.
In vielen Fällen wird sich dieser Aufwand im Vergleich zu den Steuerersparnissen allerdings kaum lohnen. Insbesondere, wenn man beachtet, dass Gehälter und Dividenden nach wie vor am Wohnort der begünstigten Person versteuert werden.
Formalitäten der Firmensitzverlegung in der Schweiz – so geht’s
Bei der Verlegung des Firmensitzes in eine andere Gemeinde oder Kanton müssen folgende Dokumente beim Handelsregisteramt eingereicht werden:
- Beschluss über die Statutenänderung in Form einer öffentlichen Urkunde der Beschlüsse der Gesellschafterversammlung
- Beglaubigtes Exemplar der neuen Statuten
- Handelsregisteranmeldung inklusive beglaubigter Unterschrift der anmeldenden Person
Sobald diese Unterlagen in korrekter Form beim neu zuständigen Handelsregisteramt eingegangen sind, dauert es in der Regel ca. 2 Wochen, bis die Änderung offiziell einsehbar ist und der Sitz Ihrer Firma offiziell verlegt ist.
Häufig sendet das Handelsregister dabei übrigens eine Akontorechnung an die neue Domiziladresse, um zu prüfen, dass das Unternehmen tatsächlich dort erreichbar ist. In dem Fall wird die Sitzverlegung erst dann final publiziert, wenn diese Rechnung bezahlt wurde.
Das neue Amt informiert automatisch das alte Amt, um den bisherigen Eintrag zu löschen.
Sollten Sie sich dafür entscheiden, Ihren Firmensitz zu uns nach Zug zu verlegen, so übernehmen wir herzlich gerne die Erstellung dieser Formalitäten und koordinieren mit einem unserer lokalen Partner Notariate einen passenden Termin für Sie.
Kosten der Firmensitzverlegung nach Zug
Wie so häufig bei obligationsrechtlichen Formalien, ist die Notariatsgebühr der Hauptkostenfaktor. In der Regel belaufen sich die Notariatsgebühren um ca. CHF 800, sofern lediglich der Firmensitz geändert wird und keine weiteren Mutationen (z.B. Zwecksänderungen oder Änderungen der eingetragenen Personen) vorgenommen werden.
Sollten Sie allerdings sowieso auch die Gesellschafterstruktur, eine Kapitalerhöhung oder jedwede andere anzumeldende Änderung planen, so lohnt es sich durchaus, dies gemeinsam mit der Sitzverlegung zu erledigen.
Weiterhin erhebt das Handelsregister Gebühren im Zusammenhang mit der Verarbeitung der Sitzverlegung. Die Gebühren des Handelsregisters belaufen sich auf:
- CHF 30 für die Löschung des alten Domizils und Eintragung der neuen Domizils
- CHF 45 für die Ausstellung eines neuen beglaubigten Handelsregisterauszugs
Eine Auflistung aller Gebühren der Schweizer Handelsregister finden Sie hier.
Wir bieten neuen Mitgliedern unserer Bürogemeinschaft den Service, alle benötigten Unterlagen für die Sitzverlegung kostenlos zu erstellen. Beauftragen Sie uns weiterhin, Sie per Vollmacht bei der Beurkundung der Sitzverlegung mit dem Notar zu vertreten, so kann dafür eine Gebühr anfallen.
Fazit
Die Verlegung des Firmensitzes in den Kanton Zug kann für Unternehmen erhebliche Vorteile bieten. Es ist jedoch wichtig, den Prozess sorgfältig zu planen und alle rechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Mit der richtigen Vorbereitung und professioneller Unterstützung kann die Sitzverlegung reibungslos verlaufen und neue Geschäftsmöglichkeiten eröffnen.
Wir beraten Sie gerne unverbindlich zu Ihrem spezifischen Fall. Kontaktieren Sie unser freundliches Team jederzeit.